Apa Anda pernah kesulitan saat mengontrol dan mencatat stock opname secara manual? Ini pertanda bahwa Anda membutuhkan software stok barang dan penjualan. Semakin bertambah jumlah barang persediaan, Anda membutuhkan teknologi pengelolaan stok dengan sistem yang terintegrasi.
Namun, bagaimana kiat-kiat memilih program aplikasi stock opname yang tepat? Langsung kita simak penjelasannya di bawa ini.
Cara Memilih Software Penjualan dan Stok Barang
Software stok barang adalah sebuah program manajemen inventaris yang dibuat untuk membantu pengelolaan persediaan barang secara real time dan efisien. Melalui aplikasi ini, perusahaan bisa mencatat stok otomatis, melakukan pemantauan, serta pengendalian dalam operasional bisnisnya.
Pelaku bisnis dapat memonitor stok di gudang, baik itu barang masuk, keluar, ataupun stock opname tanpa mencatat manual. Semua data barang dan penjualan tersimpan rapi dan sistematis di dalam platform digital.
Lalu, apa saja pertimbangan dalam memilih aplikasi stok barang dan penjualan yang dapat membantu bisnis Anda? Berikut ini kami berikan beberapa tips yang dapat Anda ikuti dalam memilih software stok barang gudang agar kebutuhan bisnis Anda terpenuhi.
Software dengan Akses Berbasis Cloud
Pertimbangan pertama dalam memilih aplikasi stok barang adalah soal kemampuannya yang fleksibel dalam mengakses data di mana saja dan kapan saja. Sistem cloud dapat Anda pilih karena Anda tidak harus menggunakan perangkat tertentu untuk membuka informasi tentang stok barang. Anda bisa mengakses sistem ini melalui perangkat apa pun asalkan ada sinyal internet.
Kemudahan Penggunaan (Usability)
Terkadang software yang terlalu kompleks malah akan memperumit pekerjaan yang seharusnya dipermudah dengan teknologi. Oleh karena itu, jangan anggap remeh kemudahan penggunaan pada perangkat lunak ini.
Aplikasi yang baik justru akan meningkatkan efisiensi operasional kerja. Apabila tim Anda bisa dengan cepat memahami cara menggunakan software beserta fitur-fiturnya tanpa harus menjalani pelatihan yang panjang, artinya adaptasi tersebut berjalan lancar. Hal ini perlu dipertimbangkan apalagi bagi perusahaan yang perubahan stafnya sangat dinamis atau mempunyai banyak karyawan yang terlibat dalam manajemen stok.
Perangkat lunak stok barang dan penjualan yang mudah adalah program yang tidak terlalu banyak bergantung pada tim IT. Walaupun mereka perlu melakukan pemantauan berkala, Anda tidak harus terus-menerus meminta bantuan teknis jika hanya akan membuat laporan atau mencatat stok baru. Oleh sebab itu, Anda bisa mencoba versi demo dari software tersebut agar tim Anda dapat mempelajari kelebihan dan kekurangannya terlebih dahulu.
Sesuaikan Fitur dengan Skala Bisnis
Setiap perusahaan tentu mempunyai kebutuhan manajemen stok yang berbeda-beda. Jika skala bisnis masih terbilang kecil, aplikasi stok barang sederhana dengan fitur-fitur dasar mungkin cukup. Namun, untuk bisnis seperti manufaktur atau ritel besar dengan jumlah gudang yang sangat banyak mungkin akan membutuhkan fitur yang lebih kompleks misalnya sistem otomatisasi pemesanan ulang, fitur multi-lokasi, atau sistem pelacak inventaris dalam jumlah besar.
Dengan cara ini, Anda bisa memilih aplikasi persediaan barang dengan manfaat yang sepadan dengan biaya yang telah dikeluarkan perusahaan. Program yang terlalu sederhana jika digunakan untuk bisnis skala besar bisa menghambat operasional karena keterbatasan fitur. Sebaliknya, jika sistem program yang terlalu canggih diterapkan di bisnis kecil, akan menambah biaya-biaya operasional yang tidak perlu.
Maka dari itu, lakukan pemetaan terlebih dahulu terhadap kebutuhan perusahaan Anda. Pastikan jumlah cabang, jumlah barang, dan alur stok barang yang berjalan. Sehingga Anda bisa lebih strategis dalam menentukan aplikasi atau software stok barang dan penjualan yang tepat dan dapat membantu pertumbuhan bisnis dengan maksimal.
Fitur Pengaturan Stok Menipis dan Stok Cadangan
Pertimbangan selanjutnya dalam memilih software persediaan barang adalah memiliki fitur peringatan stok menipis dan stok cadangan atau stock reserved. Anda dapat mengatur perangkat lunak tersebut untuk memberikan notifikasi otomatis saat stok mulai berkurang, serta menjaga ketersediaan barang dan mencegah adanya kelangkaan stok jika benar-benar akan habis. Fitur ini akan membantu Anda untuk melakukan restock tepat waktu dan menghindari adanya keterlambatan dalam memenuhi pesanan.
Pada fitur pengaturan stok menipis, Anda bisa menentukan berapa ambang batas stok minimum jumlah barang Anda. Ketika jumlah stok barang mencapai batas yang telah Anda atur sebelumnya, akan ada pemberitahuan atau otomatis sistem akan mengirim pesanan ulang kepada pemasok.
Sementara itu, adanya fitur stok cadangan akan memudahkan bisnis ketika menghadapi lonjakan permintaan seperti di tanggal kembar atau hari raya. Dengan menyiapkan stok cadangan di waktu yang tepat, Anda dapat menjaga ketersediaan stok barang tanpa gangguan yang berarti.
Fitur ini akan membantu Anda menghindari kekosongan stok yang efeknya dapat menghambat penjualan dan menurunkan kepuasan pelanggan. Selain itu, Anda juga menjadi lebih siap menghadapi fluktuasi pasar di kala terjadi permintaan yang tidak terduga.
Kemudahan Integrasi dengan Sistem Lain
Idealnya, aplikasi stok barang dapat terintegrasi dengan setiap aplikasi back-end yang telah Anda gunakan sebelumnya. Ketika platform ini tidak saling terhubung, maka Anda harus memasukkan data secara manual, dan itu akan mengakibatkan keterlambatan yang panjang.
Seharusnya, sistem stok barang haruslah terintegrasi dengan marketplace, aplikasi akuntansi, sistem pembelian dan penjualan baik offline maupun daring. Integrasi ini akan membantu bisnis dalam mengelola semua aspek bisnis dalam satu sistem, sehingga bisa menghindari kesalahan input data. Tidak hanya itu, Anda juga tidak harus mencatat stok secara manual di tiap aplikasi yang berbeda.
Kemudahan dari integrasi software stok barang dan penjualan ini juga akan mengotomatisasi pembaruan stok saat ada pesanan masuk di platform marketplace. Begitu juga ketika ada transaksi penjualan yang masuk akan langsung tercatat pada aplikasi akuntansi.